Muchas personas son las encargadas de organizar una reunión de trabajo en empresas y, sin embargo no tienen el tiempo, ni la experiencia de haber organizado otras antes. Para ello, los ayudamos con algunos consejos sobre cómo organizar reuniones ejecutivas, formaciones de empresa, entrevistas de trabajo y otro tipo de reuniones usuales en cada empresa.
Hay varios factores que deberás tener en cuenta para que la reunión resulte productiva:
Objetivo: Toda reunión debe tener un objetivo claro: comunicar, organizar, cerrar negocios, debatir políticas o estrategias, tomar decisiones… Es imprescindible definir el tema a tratar y, en función de esto, irá tomando forma el resto de la reunión.
Fecha: Dependiendo del tema a tratar que comentábamos en el punto anterior, podremos definir la fecha en la que la reunión será celebrada. Para ello, tendrás que tener en cuenta que sea un día laborable en el que la mayor parte de los miembros que deben asistir a la reunión, estén disponibles. Les recomendamos evitar los principios de semana, los jueves suelen ser el día por excelencia para reuniones efectivas.
Duración: En función de la complejidad, del número de ponentes que asistan y de la importancia del asunto a tratar, la reunión podrá ser más breve o más larga. Para garantizar la efectividad, es recomendable ceñirse a los temas a tratar, sin dar rodeos. Las reuniones largas pueden hacer que los asistentes pierdan el hilo o la atención que se requiere. Además, es muy aconsejable definir los tiempos para abaratar costes, en caso de que la reunión se celebre en un hotel o espacio fuera de la empresa.
Ubicación: Para saber dónde llevar a cabo la reunión, deberás conocer antes el número de personas que compondrán el evento, el montaje que necesitará realizarse y si serán necesarios otros tipos de servicios como restauración o material audiovisual. Hay reuniones que tienen lugar en la misma sede de la empresa y otras que se alojan en hoteles o espacios singulares que dan cabida a este tipo de eventos profesionales, debido a las necesidades de la misma reunión. Existen plataformas como Bookmeetings que te permiten hacer la reserva de hoteles y espacios para reuniones.
Montaje: El montaje de la sala será importante dependiendo de la naturaleza de la reunión. Hay montajes de salas que facilitan la comunicación entre los asistentes, como es el caso del montaje tipo Imperial. Otros, hacen posible la interacción entre ponente u orador y asistentes (es el caso del montaje tipo U). Los montajes tipo Teatro o Escuela son más recomendados para formaciones o jornadas profesionales.
Luz: Este es un detalle que no tienes que pasar por alto, ya que la reunión puede tener necesidad de utilizar una proyección, para la cual se necesitará una luz tenue. Sin embargo, otras reuniones ejecutivas prefieren luz natural en la sala para poder intercambiar puntos de vista con los asistentes, hacer talleres de trabajo, etc.
Patricia Richart y Miguel Angel González (Fundadores de Bookmeetings.es)