A la hora de organizar un evento una etapa delicada puede ser la de gestionar los registros de tus asistentes, de hecho, muchas veces esta instancia suele ser tercerizada.

Si falla la comunicación los efectos adversos puede ser varios. Por nombrar solo algunos: reservas que se omiten o se duplican y generan malos entendidos, demoras o aglomeración de participantes en los accesos a las charlas, etc. Y todo esto es proporcional con la escala del evento en cuestión.

Antiguamente esta instancia se recorría de manera analógica, con registros manuales que entorpecían el buen desarrollo del evento, pero en la actualidad esto cambió.

Un indicador clave o KPI resulta de medir la tasa de conversión respecto de cantidad de registros, una medida esencial del éxito de un evento desde que se toma el primer contacto hasta que el participante ha sido admitido y está presente en la sala.

¿Cómo se puede optimizar la instancia de registros?

Teniendo una mirada global, que acapare todas las instancias y no solo la de registro. De esta forma se logra una mejor experiencia de los participantes. Para esto contar con una app en donde centralizar tu Evento Online y que la misma esté integrada con plataformas dedicadas como lo es Eventbrite resulta de gran importancia.

Independientemente si es un evento de pago o gratuito, dale la posibilidad a los participantes de tu evento de que se registren escaneando con su celular el código Qr.

Gestión de registros, caso real.

A continuación, un evento desarrollado de manera virtual, que gestionó inscripciones a través de la integración de la app con Eventbrite. Los usuarios se descargaron la app del evento desde los Stores y accederon directamente desde la home de su móvil a «Eventbrite «. Una vez escaneado el código el organizador cuenta con toda la info para su correcto registro y análisis.

Invitación

Una instancia previa al registro es invitar a las personas al evento. En un evento tradicional esta instancia se llevaba adelante por medio del envío de correos electrónicos o llamadas telefónicas. La sobre comunicación de la actualidad invita a las empresas a innovar en esta instancia y las notificaciones push resultan de gran ayuda.

De acuerdo con esta idea, queremos enseñarte que canales utilizan mayorme las organizadoras de eventos y empresas al contratar nuestra app, según la instancia del evento:

Correo electrónico o llamadas

  • Invitación al evento
  • Enlace al formulario de registro
  • Envío de confirmación de registro

Notificaciones push

  • Envío de instrucciones para descargar la aplicación
  • Envío de código QR
  • Envío de orientaciones y disposiciones para el viaje (hora, fecha de viaje y alojamiento)
  • Envío de comunicaciones ad hoc
  • Envío de correo de seguimiento
  • Envío de documentos (por ejemplo, ppt, fotos oficiales)

Las notificaciones Push abarcan el 60% de la comunicación en instancias de invitación y registro.

Conclusión

El registro en línea para un evento es realmente complejo, incluso en su simplicidad conceptual. Los procedimientos y tipos de operaciones que se van a implementar son muy numerosos, y aumentan proporcionalmente con el tamaño del evento.

Por esta razón, elegir una solución que sea fácil de usar, pero también fiable y estructurada permite obtener innumerables beneficios en términos de ahorro, recursos y ofrecer un servicio realmente excelente.

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