Los listados –o checklists- son una herramienta simple y eficiente para trabajar.
Y si se trabaja en la organización de eventos, resultan una ayuda inestimable para, por ejemplo, comprobar que todo en el salón esté perfecto.
¿Usas habitualmente listados?
Aquí hay uno completo para la comprobación del salón, tomado del libro “Organización de reuniones y eventos” de Cristina Cabero Soto.
Para tener en cuenta
El listado de comprobación que sugiere la autora, comprende estas preguntas:
. ¿Hay luz natural? ¿Se necesitará luz artificial y un generador ante un corte imprevisto de la corriente?
. ¿Es buena la acústica? ¿Hay ruidos externos de intensidad o recurrentes –como el paso de camiones o aviones-?
. ¿Es sencillo llegar y estacionar? ¿Se dispone de mapas? ¿El estacionamiento es parte del lugar o hay uno externo?
. ¿Cómo acceden las personas discapacitadas? ¿Hay rampas y otras facilidades?
. ¿Como son la ventilación y la temperatura? ¿Hay equipos para lograr que el espacio tenga aire puro y agradable?
. ¿Es posible apagar todas las luces del salón si algún momento del evento lo requiere, o si es una condición impuesta por los presentadores o los oradores?
. ¿Hay suficientes tomas de corriente, tanto para los encargados del evento como para las personas que necesitan cargar sus teléfonos celulares?
. ¿Los medios audiovisuales e informáticos están en buenas condiciones? ¿Fueron probados?
. ¿Existe una potente señal de Wi-Fi de acceso libre para los asistentes?
. ¿Hay matafuegos, salidas de emergencia señalizadas y demás requerimientos en cuanto a seguridad?
Todas las necesidades
El listado permite abarcar, prácticamente, todas las necesidades y contingencias que podrían ocurrir en un salón durante un evento.
Por eso, si bien no garantiza el éxito de la reunión, sí permite prever lo que se precisará. Y, más importante aún, idear un plan B o alternativo ante un imprevisto.
Ese es el motivo por el cual los expertos en productividad personal –y no solo para eventos- aconsejan su empleo.
Fuentes de las imágenes:
https://vanessatejada.com/analitica-web/checklist-auditoria-seo/
https://destinonegocio.com/pe/emprendimiento-pe/el-checklist-que-debes-cumplir-para-poder-emprender/
https://www.parents.com/getting-pregnant/pre-pregnancy-health/general/a-preconception-checklist/