Todo el evento de capacitación había sido preparado al detalle. El lugar, los oradores, la pantalla, el sonido, las notebooks, los asistentes.
Sin embargo, algo falló: la acreditación se hizo lenta. Se produjo un “cuello de botella” o “embotellamiento” en ese momento.
Eso retrasó la apertura, el coffee-break de media mañana y la actuación del grupo de jazz para el cierre. Además, el cronograma perdió validez. Y lo peor: el público se puso de mal humor.
El especialista en prensa Robin Laight, de Argentina, asegura que esa situación no es poco habitual.
Lo bueno es que existen modos de evitar que se produzca.
Cantidad de personal y velocidad
En un evento de capacitación, no se necesita la misma cantidad de personal auxiliar a lo largo de todos el día.
Justamente, el momento crítico suele ser el de la acreditación. De modo que habrá que contar con más personas haciendo esa tarea en ese lapso.
Junto con ello, hay que proveerles a esas personas de todos los medios tecnológicos posibles. Porque si los encargados de la acreditación son numerosos pero sus computadoras son lentas, de nada sirve lo primero.
Y si se usaran listados impresos de invitados, es prioritario que cada colaborador tenga su propio listado. Es un poco penoso ver cuando, en un evento, hay un único listado que pasa de mano en mano.
Medios electrónicos
Otra manera de aligerar el volumen de personas es permitir la acreditación online a través de un sitio o micrositio, desde una computadora personal, notebook, tablet y teléfono celular o móvil.
Así, las personas pueden generar su propia credencial, o recibir una en el celular para exhibirla al ingresar evitando el trámite de la acreditación.
Una ayuda adicional son las terminales de acreditación colocadas al ingreso del evento. En ellas, cada persona puede sumar sus datos como se hacen en las terminales de web check in en numerosos aeropuertos.
Como dice el refrán: “Nunca hay una segunda oportunidad para una primera buena impresión”. Y lo que tiene que sentir quien asiste a un evento es que todo está bajo control, y que valió la pena el esfuerzo de ir.
Fuentes de las imágenes:
https://animanga.es/asi-fue-nuestra-experiencia-en-la-primera-edicion-de-dreamhackspain-sevilla-2018-no-115767/
as.com/betech/2016/10/10/portada/1476096600_989466.html
http://abcblogs.abc.es/jon-oleaga/2018/05/24/oneplus-busca-una-nueva-forma-de-conectar-con-su-comunidad/