Las reuniones de trabajo son habituales en todas las grandes, pequeñas y medianas empresas. Todas ellas se reúnen, con más o menos frecuencia y el espacio en el que lo hacen, depende de las necesidades de la reunión en sí.
En ocasiones, las necesidades de la reunión son limitadas y el tema a tratar es susceptible de llevarse a cabo en un despacho de la empresa, en una cafetería o un restaurante. Pero las reuniones son de naturaleza diferente y por ello los travel manager, las secretarias de dirección o los responsables de organizar las reuniones deciden localizar los encuentros profesionales en otras ubicaciones como son: hoteles y espacios singulares. Bookmeetings es una herramienta creada para encontrar, comparar y reservar directamente salas de reuniones en este tipo de espacios.
Las reuniones más habituales llevadas a cabo fuera de las empresas suelen ser: cursos formativos, workshops, showrooms, presentaciones de producto…y saber elegir la ubicación para organizar estos eventos, puede ser la diferencia para que tu reunión sea un éxito. Para ello, te dejamos algunos TIPS que convertirán tu reunión de trabajo en un evento eficaz:
- Ubicación: Es importante pensar en la comodidad/ proximidad de la sala con respecto a la empresa, pero también para los asistentes. Las empresas prefieren salas de reuniones accesibles en transporte público y con facilidad de aparcamiento.
- Duración: La persona responsable de organizar la reunión deberá tener claro el tiempo que durará la reunión para poder ajustar el presupuesto a las necesidades de la empresa.
- Herramientas: Asegúrate que la sala dispone de los medios básicos, como son: conexión wifi, flip chart, pantalla y proyector. En cualquier momento puedes necesitar apoyarte en ellos para argumentar tu exposición.
- Iluminación: Es otro detalle importante a tener en cuenta. Busca un espacio con luz natural, artificial o ambas…dependiendo de si necesitas hacer exposición con diapositivas o debatir un asunto con más personas.
- Servicios extra: Por último, recuerda que dependiendo de la duración de la reunión es posible que necesites contratar un coffee break o almuerzo de trabajo. Ten en cuenta que el espacio pueda proporcionarte estos servicios, como por ejemplo un hotel.
Ten en cuenta que en muchas ocasiones, salir del lugar de trabajo habitual puede ayudar a la percepción del asunto a tratar.
Patricia Richart y Miguel Angel González (Fundadores de Bookmeetings.es)
