Organizar una conferencia virtual ayuda a mantener el engagement del público de aquellas organizaciones que con anterioridad ya ofrecían conferencias presenciales, pero también abre el juego a aquellas que están innovando en este terreno, que les da la posibilidad de llegar a mas personas.
Pero hay algo importante a considerar, no se trata de organizar varios seminarios, webinars, conferencias y esperar conseguir una conferencia virtual exitosa. Para generar una base solida de asistentes recurrentes a sus eventos online debe seguir algunos pasos básicos para aprovechar al máximo este medio
1. La temática, el eje central
No se trata de convocar a los disertantes, programar los seminarios según su agenda y creer que eso es una conferencia virtual. Las sesiones bajo este esquema suelen tener poco que ver ya que la temática queda a merced de cada disertante y esto se traduce en muy poco aprendizaje final.
- Debes esforzarte por seleccionar una temática que funcione como eje central y ayude a sacar el máximo provecho al contenido.
- Organiza una sesión de apertura y síntesis cada día de la conferencia
(5′ a 20′ aprox.). - Destacar entre sesiones la temática y de que manera se vinculan.
En las sesiones de síntesis es conveniente generar interacción con el público
A continuación exponemos un ejemplo a través de una encuesta. Esto resulta muy importante a la hora de mantener el engagement de la audiencia y también para obtener estadísticas.
Congreso de Guivent
2. Embajadores del evento
Nadie mejor para promover nuestro evento que aquellas personas que tienen interés en el. Esto puede incluir: sponsors, patrocinadores, disertantes y asistentes, entre otros. Proporcionales un lenguaje e imágenes especificas y el hashtag de Twitter, para que en paralelo a la gestión de convocatoria, puedan usar en sus correos y/o canales claves de redes sociales.
Otra opción es alentar a los asistentes a promover la conferencia, aunque no suele generar gran retorno. Sin embargo, hay segmentos en los cuales funciona muy bien, y logran que gran cantidad de sus asistentes compartan en oleada en las redes sociales.
3. Interacción, un desafío a considerar
Uno de los desafíos de los eventos virtuales es lograr obtener interacción con tu publico, al igual que lo haces en eventos presenciales. Si bien es cierto que interactuar «cara a cara» posee cualidades que no se traducen en un entorno online, es posible alcanzar una excelente interacción con la audiencia si cuentas con las herramientas necesarias.
El uso de plataformas para trasmitir en streaming mas el uso de una app con chat interno integrado, y la posibilidad de hacer preguntas en vivo, trivias, etc., cierran un circulo que se traduce en una comunicación eficiente entre la organización y la audiencia.
Preguntas relevantes y provocativas
El uso del chat genera intercambios de mucho valor, algo así como «darle un empujón» a la audiencia a través de preguntas relevantes y provocativas durante las sesiones para que los participantes puedan responder
Preguntas en vivo
Guivent Congreso
A través de la app puedas sugerirle a los asistentes que participen en el chat y foros de discusión, incluso que chateen entre ellos mismos.
Evento Online – Guivent
Una vez finalizada la conferencia puedes compartir con tu audiencia los temas de discusión que mas impacto generaron.
4. Use al menos un video en vivo
Gracias a la integración con plataformas como Zoom, la transmisión de video como parte de un evento web en vivo se ha vuelto posible. Puedes usar el video para introducir a los disertantes, y para la sesion de apertura y sintesis.
Zoom video ofrece capacidades de pantalla verde para agregar una imagen de fondo. El objetivo de los videos en vivo es destacar que si bien el entorno de aprendizaje puede ser virtual, se compone de personas reales que están allí para enseñar, discutir y aprender.
5. Mantenga atento al canal de soporte
Si desea posicionar su conferencia como premium debe proporcionar un buen soporte. Y no solo en lo que respecta a tecnología, sino ademas debe asegurarse de que el universo de participantes haya comprendido la lógica del evento: sesiones que se llevaras adelante, cuando deben acceder, cuando estará disponible el material, etc. Asegúrese de publicar enlaces a info. clave, enviar correos a los asistentes para dar a conocer el horario y agenda de la conferencia, y como acceder a ella.
6. Prepara a los disertantes para el éxito
Contacta previamente a los disertantes a fin de brindarles una excelente comprensión del evento en general, y ponerlo al corriente de las expectativas para con su charla.
Puedes generar una primera contactación o «llamada de contenido» y hablar sobre cada puntos que el disertante planea cubrir, y guiarlo para que se alinee respecto al contenido del evento en si. Por otro lado podrás asegurarte de que los presentadores reúnan suficiente material y a su vez, contar con material de soporte por si se necesita brindar contención. Todo el tiempo que puedas dedicar al disertante aumentara considerablemente la calidad del evento, en general.
A continuación, el caso del evento Online de Guivent, que contactó a cada disertante a través de su app. para corroborar que hayan subido de manera correcta el material a la app y ponerlo al tanto de la temática en general.
Dtor. Tecnologia Flyering S.A.
7. Mas que asistentes, colaboradores
Los asistentes pueden ser colaboradores valiosos para promover el evento, y a su vez grandes contribuyentes en la experiencia del aprendizaje. Pero, puedes llevarlos un poco mas allá.
Puedes proponer el estudio del caso especifico de algún asistente en la sesión. Por ej. en una sesión de ventas, un asistente puede brindar el sitio web de su empresa a fin de que el disertante la analice. De esta forma no solo aumentas el interés por parte de la audiencia, sino ademas el valor de la charla.
También puedes invitar a los asistentes a convertirse en panelistas en la discusión, es decir, a unirse al video. Esto supone otra perspectiva, y siempre resulta de gran interés.
8. Mas que patrocinadores, socios
Lo que un sponsor desea es dirigirse hacia una audiencia objetiva y calificada. Si puedes ofrecerle la posibilidad de pararlo en frente de este publico ¿no crees que sera valioso?
Si tu duda es como monetizar esta acción, hay varias formas:
- Puedes mostrar el logo del patrocinador o sponsor en tu sitio web.
- Mencionarlo en un enlace en tus campañas de email marketing y/o redes sociales.
- Darle la oportunidad de liderar una sesión o simplemente un espacio dentro de esta para que pueda hablarle a su audiencia durante el evento.
- Ofrecer los premios que puedan otorgar a los asistentes, mediante el uso de la app y realizar juego de trivias, te mostramos un ejemplo:
Guivent app
Por su puesto, cada opción viene con una etiqueta de precios diferente: una oportunidad para hablar, por ejemplo, es mucho más valiosa que un logotipo en una página web
9. Notificación push como recordatorio
La principal desventaja de los eventos online, frente a los presenciales, radica en la dificultad de mantener cautiva a tu audiencia hasta el dia del evento. Si no cuentas con una herramienta adecuada, puede resultar difícil llevar adelante esta tarea, ya que solo con correos electrónicos y redes sociales no es suficiente.
Enviarles notificaciones push, una vez se descargaron la app de la conferencia reduce notablemente esta problemática.
10. Tómese el tiempo para todo lo anterior
Comience con anticipación! Se necesita una planificación anticipada para alinear todas las piezas (4-5 meses de anticipación).
Si estas dispuesto a hacer la organizaciones siguiendo los puntos que mencionamos anteriormente, las posibilidades de que organice una conferencia virtual que sorprenda a los asistentes son muy altas.
Bonus Tip #11
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Referencias
https://www.learningrevolution.net/host-a-virtual-conference-tips-for-success/