Tenemos nuestra app y queremos que todas las personas que asistan al evento la utilicen. ¡El primer paso es que se enteren de su existencia!
Una de las situaciones más comunes es darla por hecho y no considerar el valor agregado que aporta al evento. Es indispensable que la app esté siempre presente, ya sea incluyéndola en las comunicaciones del evento o desarrollando materiales de difusión específicos.
¡Destacarla es fundamental! Presentamos algunas ideas:
Los aliados principales
Difundirla entre las personas que trabajarán en el evento: se recomienda elaborar anuncios, mailings y si es posible, brindar capacitaciones sobre la app a aquellas personas que estarán presentes en la recepción y acreditación del evento, los promotores y demás integrantes. Todo aquel que forma parte de la organización del evento debe estar al tanto su existencia y beneficios. Será un plus que puedan resolver potenciales consultas de los asistentes sobre su funcionamiento.
Darla a conocer a los oradores / presentadores: los expositores son parte del éxito del evento, muchas personas asistirán para acceder a sus presentaciones; ellos son nuestros influenciadores principales y también deben estar al tanto de que existe una app en el evento. Se sugiere enviarles información personalizada para que conozcan el modo de uso y la información que encontrarán allí. Es probable que al ver su calidad, comodidad y utilidad, la recomienden al público asistente.
Incluirla en todas las comunicaciones
Destacarla en la página web oficial: al diseñar la web del evento es importante tener en cuenta un espacio o banner en la Home para comunicar a los asistentes que pueden descargarsela.
Presencia en las Redes Sociales del evento: incluir la difusión en la estrategia de Social Media del evento, con posteos periódicos en las fanpages y perfiles oficiales de Facebook, Twitter, Instagram y Google+. Elaborar tutoriales en formato video puede sumar valor a la difusión.
Folletos, flyers, programas: si el evento va a contar con algún tipo de material gráfico entregable, se puede considera un recuadro que destaque: “Descargate la App”.
Nombrarla entre los diferenciales del evento. Si bien las aplicaciones móviles son cada vez más usuales en la vida cotidiana, no todos los eventos cuentan con su App personalizada. ¡Tenerla es una ventaja en sí misma! Una forma de difundirla desde el inicio es sumándola a la lista de los beneficios al elaborar los materiales comerciales y promocionales del evento.
Así como se puede destacar: “Participarán los oradores más expertos en la temática; también se podría enfatizar: “Contamos con una App personalizada con toda la información del Congreso para chequear desde el teléfono móvil”.
Medios y Prensa. Si planeamos hacer una difusión del evento entre los medios de comunicación (diarios, radios, televisión, sitios web), es recomendable mencionar a la App dentro de los servicios y beneficios que se detallan en la gacetilla de prensa.
Comunicaciones específicas sobre la App
Mailings específicos: enviar a la base de contactos del evento un correo electrónico lo más atractivo posible anunciado la App y contando todo lo que se puede encontrar y gestionar desde el móvil.
Flyer específico: si el evento está orientado a un público alejado de la tecnología, tal vez sea recomendable elaborar un pequeño flyer específico para entregar en mano, donde se detalle brevemente la manera de descarga y funcionamiento.
Banners y Cartelería: desarrollar banners y cartelería para colocar en distintos espacios donde se lleva a cabo el evento: salas de conferencia, espacios de espera, ámbitos de relax, ascensores, comedores. Además, se puede utilizar códigos QR.
App Promotores exclusivos en el evento: destinar promotores exclusivos para impulsar a los asistentes a descargar la App puede ayudar muchísimo. También que se encuentren disponibles para resolver consultas cara a cara sobre el funcionamiento de la App.
Nosotros ofrecemos algunos materiales editables para difundir la App. ¡Escribinos!
Tips a tener en cuenta:
Destacar el modo de descarga: en todas las comunicaciones, anuncios y menciones de la App, es importante detallar la forma en que los asistentes pueden descargarla, especificando el nombre con el que figura en los stores. Por ejemplo: “Descargá la App ingresando a Apple Store y buscándola bajo el nombre MiEvento”.
Prestar atención al lenguaje utilizado: el estilo de comunicación debe estar adaptado al tipo de público que asistirá al evento. Por ejemplo, si nuestro evento se orienta a menores de 25 años, ellos ya saben de qué se trata una App. En el caso contrario, debemos explicar el paso a paso para descargarla y el detalle de sus beneficios y funcionamiento.
Ofrecer toda la información en un solo link: es recomendable crear una sección en la página web del evento que concentre toda la información necesaria sobre la App: cómo descargarla, beneficios, tutoriales. Este es el link que luego se difundirá en redes sociales, mailings y medios de comunicación.