El crecimiento del sector de organización de eventos y el avance de la tecnología permitieron que el momento de la organización y puesta en marcha del plan de acción sobre un evento sea distinto a hace algunos años.
Hoy, muchas tareas pueden digitalizarse, lo cual permite ahorrar recursos como staff, papel, líneas telefónicas, correo postal, folletería y difusión, más toda la inversión económica para poder solventarlos.
Algunas de las tareas que pasaron de manuales a digitalizadas para el antes y el después del evento son:
- Invitaciones: por un lado el envío al mail del invitado o a través de las redes sociales a un costo cero; y por otro lado, tener el soporte tecnológico para la creación de la invitación invita a la creatividad del diseñador pudiendo incluir animaciones y sonidos.
- Confirmación: el invitado puede dar respuesta desde su casilla de mail o perfil social.
- Difusión: ya no se requiere tanta inversión en medios publicitarios tradicionales. Desde la propia fanpage del evento en Facebook o newsletter vía mail queda cumplida esta tarea a un costo relativamente menor, y con la ventaja de concentrarse en un público objetivo.
- Feedback: para conocer qué tan exitoso fue el evento lo mejor es realizar una encuesta a los asistentes y así conocer sus opiniones, para hacerlo mejor la próxima vez. Esto puede hacerse a través de una web o desde aplicaciones móviles. También se puede enviar el agradecimiento por la participación.
Pero la tecnología también ganó su lugar en “el durante el evento”. Diversas aplicaciones y también las redes sociales permiten saber qué pasa en el evento en vivo y en directo. Tanto el staff organizador como los asistentes tienen su participación en este medio y esto lleva a tener otra fuente de análisis, pudiendo accionar si no se esté teniendo el resultado deseado.
Para poder concentrar la participación de ambas partes, organizador y participantes, existe Guivent, la aplicación mobile que incluye todos los datos del evento en un solo lugar. La App puede descargarse en cualquier dispositivo móvil y desde allí el participante podrá programar una agenda, hablar con otros asistentes, compartir estados a través de su integración con redes sociales y hasta intercambiar su tarjeta profesional con otras personas.
Para conocer más app móviles como herramientas para eventos ingresa a www.guivent.com