Valorar la presencia física. Hoy en día, contamos con una gran variedad de herramientas de digitalización de la información, que nos permiten enterarnos al instante de lo que sucede y hasta participar de ello, sin movernos del lugar de donde estamos. Para quienes organizamos eventos, esta ventaja nos plantea un desafío en cuanto a la concurrencia a nuestros eventos, ya que la asistencia del público es cada vez menor, si no ofrecemos una experiencia innovadora, que lo entusiasme a ser partícipe vivencial de ello.
Entonces, ¿Cómo sumamos este valor agregado? ¿Cómo fomentamos la interacción con quienes asistieron, y logramos obtener ese nivel de motivación que los incentive espontáneamente a compartir su experiencia? Sin dudas la clave está en cambiar el rol de nuestro público, logrando transformarlos de meros espectadores pasivos, a participantes activos, mediante propuestas de interacción.
Proponemos distinguir tres grandes categorías de interacción, para que luego sea más fácil encontrar las herramientas adecuadas para incentivar cada una:
- Interacción en el lugar: propuestas lúdicas de integración de equipos e incentivos de co-participación y colaboración
- Interacción interna: incentivos de conexión para facilitar el networking entre los asistentes
- Interacción externa: motivaciones para compartir la experiencia en redes sociales
Como adelantamos, cada una de ellas responde a objetivos diferentes respecto de la interacción en el evento, dependiendo si se quiere impulsar la asistencia, aumentar el nivel de participación, generar posicionamiento o facilitar el relacionamiento entre los asistentes.
Veamos cada opción:
1) Interacción en el lugar
Esta propuesta apunta hacia la distensión, el entretenimiento y la diversión, que rompa con la distancia entre los participantes del evento, creando un ámbito propicio para la vinculación personal entre los participantes. El método más efectivo resulta ser la implementación de juegos y desafíos en equipo, desarrollados en el lugar mediante escenografías y stands, o también bajo soporte digital, mediante aplicaciones. Estas últimas cobran protagonismo no sólo por la innovación que proponen, sino también por la información que recogen tanto en lo demográfico, como en los intereses y gustos de los participantes, y que luego son fundamentales para la toma de decisión respecto de los productos/servicios, consumidores o la institución misma.
Si hablamos de tendencia, en Europa, hay grandes desarrolladores de aplicaciones de este tipo, quienes recomiendan que a la hora de pensar juegos de entretenimientos, tengamos en cuenta:
- La cantidad de participantes
- Sus características: edad, sexo, educación, intereses y gustos
- La industria/rubro/sector a la que pertenece
- La cultura de la organización
Estos juegos se suelen utilizar en workshops y conferencias, para mantener en alto la motivación del público o incluso como “llamadores” a participar de todas las actividades propuestas. Por ejemplo, para lograr que los asistentes presencien la mayor cantidad de conferencias posibles, se distribuyen códigos por las diferentes salas para que a medida que vayan visitando los lugares, los introduzcan en la aplicación y les de acceso a una trivia, o un desafío para que resuelvan. También el juego puede servir para trasladar los equipo de un lugar a otro en inauguraciones de oficinas, de manera divertida.
En los workshop de negocios, también pueden utilizarse juegos de simulación de inversiones en bolsa de valores, para concientizar sobre la importancia de la competencia del mercado y del cuidado de la reputación de la compañía. Esta alternativa propone una competencia de equipos utilizando recursos limitados y crear una estrategia con la información que se les va brindando en la aplicación: suba de productos, catástrofes naturales que afectan los negocios, conficto de exportación; haciendo que se pierdan o ganen fortunas en el instante, si no se toman las decisiones acertadas
Cambiando radicalmente de rumbo y volviendo hacia lo terrenal, existen otras ideas para generar mayor integración en los eventos, y es mediante las actividades de wellness al finalizar la jornada. Estas actividades se desarrollan en congresos y ferias a modo de cierre integrador. Se trata de realizar actividad física como modo de descarga energética luego de una larga jornada. Puede consistir en sesión de yoga, pilates, hasta ejercicios aeróbicos, partidos de fútbol o incluso la propuesta de una maratón, si el evento pertenece al rubro del cuidado de la salud.
2) Interacción interna
Los eventos por naturaleza son lugares preferidos para socializar, difundir actividades, hacer negocios y ampliar nuestras bases de datos. Hoy en día, contamos con aplicaciones como la de Guivent para facilitar el networking, programando reuniones, conociendo los perfiles de los asistentes y realizando chats, desde los celulares y tabletas. Sin dudas se facilita la comunicación entre los participantes ya que la posibilidad de envío de tarjetas de contacto en las rondas de negocios dinamiza los contactos, y permite una participación estratégica del evento. Sacar mayor provecho a nuestra presencia es la clave de la aplicación.
Además del networking para los eventos empresariales, puede ser utilizada para fomentar la interacción del público en todo tipo de rubros, mediante juegos, trivias, encuestas y exámenes; personalizando cada propuesta con la temática del evento y la organización.
La aplicación deberá ser promocionada previo y durante el evento para que tenga la mayor cantidad de usuarios y puede ser descargada desde las tiendas on line.
3) Interacción externa
Finalmente, en cada evento contamos con las redes sociales, que representan un buen canal para comunicar cada etapa: durante la previa, la realización y el post del evento. Permiten generar expectativa, difundir en tiempo real los sucesos,convocar asistentes hasta último momento, y mantener vigente en agenda al evento durante los comentarios posteriores. A continuación compartimos algunos consejos útiles para utilizarlas mejor:
- Facebook/ Instagram: son las más utilizadas para transmitir en vivo los sucesos más interesantes del evento y las fotos destacadas.
- LinkedIn: su uso se delimita al segmento corporativo, con lo cual se deberá cuidar el lenguaje, la forma, y difundir material informativo de valor
- Twitter: es la indicada para replicar los testimonios más relevantes de los disertantes y las sucesos destacados.
Es muy importante definir hashtags pertinentes o divertidos, según el perfil de cada evento, para reunir todas las repercusiones y obtener mayor posicionamiento. No se debe olvidar el detalle de designar, en lo posible, a una persona responsable de dar respuesta a cada consulta o comentario que surja.
Para una mayor interacción, se podrán proponer competencias en las redes sociales a través de diferentes consignas para responder o enviar fotos, incentivando a comentar el “Detrás de escena”, que suele ser lo más divertido y convocante para el público. Por último, se debe aprovechar a los referentes/influencers de tu evento para traccionar público y generar comentarios. Recuerda siempre mencionarlos en los posteos previos y durante el evento, etiquetándolos, para obtener mejor llegada y facilitar su participación mediante comentario o “like”.
A partir de ahora, ya tienes las herramientas para hacer de tu evento una propuesta de valor, para agasajar a quienes te premian con su presencia.